電子帳簿保存法(令和4年1月1日以降分)【電子取引】検索機能の確保

国税庁「電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~」
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】PDF
より抜粋

問33 当社には電子取引の取引データを保存するシステムがありませんが、電子取引の取引データを保存する際の検索機能の確保の要件について、どのような方法をとれば要件を満たすこととなりますか。

【回答】

電子取引の取引情報に係る電磁的記録(電子取引の取引データ)を保存するシステムがない場合に検索機能の確保の要件を満たす方法としては、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。
 その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。

(一覧表の作成により検索機能を満たそうとする例)

ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力する。
エクセル等により以下の表を作成する。

連番 日付 金額 取引先 備考
20220131 110,000 ㈱霞商店 請求書
20220210 330,000 国税工務店㈱ 注文書
20220228 330,000 国税工務店㈱ 領収書

(ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例)

2022年(令和4年)11月30日付の株式会社霞商事からの20,000 円の請求書データの場合
⇒「20221130_㈱霞商事_20,000」

※ 取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。

【解説】

 検索機能については、規則第2条第6項第6号で定められているとおり、①取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること、の3つの要件が求められています。
 そこで、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存するための専用のソフトウェア等を使用していない場合でも、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力した一覧表を作成することにより、エクセル等の表計算ソフトの機能によって、入力された項目間で範囲指定、2項目以上の組み合わせで条件設定の上抽出が可能であれば、上記①~③のいずれの機能も満たすものと考えられます。
 この方法により保存する場合には、エクセル等の表計算ソフトの一覧表の通し番号を付すなどして、一覧表から取引データを検索できるようにする必要があります。


関連記事:電子帳簿保存法(令和4年1月1日以降分)【電子取引】消費税法での取扱い

関連記事:電子帳簿保存法(令和4年1月1日以降分)【電子取引】電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

関連記事:電子帳簿保存法(令和4年1月1日以降分)【電子取引】電磁的記録保存等の要件


電子帳簿保存法(令和4年1月1日以降分)【電子取引】検索機能の確保