国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」パンフレットのご紹介

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電子取引データの保存方法をご確認ください

➢令和4年1月以降に請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

➢申告所得税・法人税に関して帳簿書類の保存義務がある全ての方にご対応いただく必要があります。

保存すべき電子データは?

◆紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ

(例)請求書、領収書、契約書、見積書など

※受け取った場合だけでなく、送った場合についても保存が必要です。

※例えば、電子メールの本文・添付ファイルで請求書に相当する情報をやりとりした場合や、WEB上でおこなった備品等の購入に関する領収書に相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、それぞれの電子データを保存する必要があります(PDFやスクリーンショットによる保存も可)。

どのように保存する必要があるのか?

◆改ざん防止のための措置をとる

「タイムスタンプ付与」や「履歴が残るシステムの導入」といった方法以外にも「改ざん防止のための事務処理規程を定める」でも構いません。

◆「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

専用システムを導入していなくても、①索引簿を作成する方法や、②規則的なファイル名を設定する方法でも対応が可能です。

※2年(期)前の売上が1,000万円以下であって、税務調査の際にデータのダウンロードの求め(税務職員への提示等)に対応できる場合には、検索機能の確保は不要です。

◆ディスプレイ・プリンタ等を備え付ける

改ざん防止のための措置について

◆システム費用等をかけずに導入できる”改ざん防止のための事務処理規程”につては、国税庁HPでサンプルを公表しています。

→ 国税庁、参考資料(各種規程等のサンプル)のページ

※Wordファイルで公表していますので、ひな形としてご活用いただけます。

検索機能を確保する簡易な方法について

以下のいずれかの方法でも、検索機能を確保していることとなります。

◆表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

表計算ソフト等で索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。

◆規則的なファイル名を付す方法

データのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。

(例)2021年1月31日㈱霞商店からの110,000円の請求書なら、「20210131_110000_㈱霞商店」

※税務調査の際に、税務職員からデータのダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。

市販のソフトウェア等を使用する方への参考情報

◆電子取引データの保存については、専用システムやソフトウェア等をご用意いただかなくても対応いただけますが、保存や検索などが効率的にできるソフトウェア等も販売されています。

◆要件を満たすかどうか確認するための認証制度及び相談窓口があります。
市販のソフトウェア等で機能要件を満たすと認証を受けた製品には、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証マークが付されています。また、独自開発されるシステムを対象に税務署及び国税局に事前相談窓口を設けています。


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